السكرتير هو الشخص المسؤول عن استقبال الزوار وتوجيههم وضمان سير الاجتماعات والمواعيد بسلاسة وفعالية. يجب على السكرتير أن يتعامل مع الزوار بأسلوب احترافي وودود لضمان ترك انطباع جيد وإيجابي بالنسبة لهم. من الطرق التي يمكن للسكرتير التعامل مع الزوار بها بشكل فعال:
استقبال الزوار بابتسامة وتحية ودية لتهدئة أي توتر قد يكونوا عليه.
تقديم المساعدة بشكل سريع وفعال، سواء في التوجيه أو تقديم المعلومات المطلوبة.
الاهتمام بتفاصيل الزائر مثل اسمه والغرض من زيارته والتعرف على معلوماته الأساسية.
توجيه الزوار بشكل صحيح إلى المكان المناسب أو الشخص المعني.
الحفاظ على خصوصية معلومات الزوار واحترام حقوقهم.
تقديم المشروبات أو الوجبات الخفيفة للزوار أثناء انتظارهم.
إعطاء الزوار إنطباعًا إيجابيًا عن الشركة أو المؤسسة من خلال تعاملهم الودي والاحترافي.
تأكيد المواعيد والاجتماعات عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني قبل وصول الزوار للحفاظ على التنظيم والاستعداد المسبق.
